Sistema de Facturación para Consultorios Dentales

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ATRAS

El Sistema se desarrollo para la Simplicidad en la labor del Odontólogo en tratar sus Finanzas ordenadamente a traves de Módulos interrelacionados entre sí como los Pacientes con sus Tratamientos, Cruces de información para presentar Totales de Facturas, Boletas, etc. A continuación la Presentación en Imágenes de su funcionamiento:

-TOPES DE MONTOS MENSUALES

Al inicio, el Sistema calcúla si el Totalizado de los Importes del Mes actual de los Honorarios registrados sobrepasa un Monto establecido. Si sucediera presentaría la siguiente Imágen donde le dá la Opción de Bloquear la Impresión del mes en curso de los Recibos por Honorarios:

Pero si el Totalizado de los Montos del Mes actual no sobrepasan el Tope establecido, el Sistema muestra un Check de conformidad como es el caso de la siguiente imagen con la Suma de los montos de las Facturas y Boletas registradas del Mes en curso:


-MÓDULO "TRATAMIENTOS"

En éste Módulo Ud. podrá registrar un nuevo Tratamiento con lo que el Sistema reutilizará estos Datos en los diferentes Módulos que se relacionen como es el caso de los Presupuestos, Facturas, etc. :

He aquí su Pre-Visualización en Pantalla de la Relación de Tratamientos que puede mandar imprimir, si desea :


-MÓDULO "PACIENTES"

Aqui es donde Registrará(por única vez), Modificará o Eliminará un Paciente; además de definir si es "afiliado" o si paga con tarjeta de Crédito:


Esta Ventana llamada "Selección de Paciente" se utilizará frecuentemente en los diferentes Módulos del Sistema para seleccionar el paciente deseado y "arrastar" los datos solicitados a la Ventana posterior a ésta:



-CONTADORES y VARIABLES DEL SISTEMA

En ésta Ventana ajustará sus Contadores automáticos de sus Comprobantes Impresos y Documentos Internos además de otras variables Globales como IGV y % de Tarjeta Visa:

-MÓDULO "PRESUPUESTO"

En éste Módulo cotizará sus Honorarios a sus Pacientes que vienen por Primera vez o Antiguos y podrá imprimirlos o transformarlos en archivo Word para adjuntarlo y enviarlos en los mails de los Pacientes :

Aqui un ejemplo de la selección rápida de un Paciente agrupandose por las teclas digitadas




Al dar clic sobre el deseado o "enter" sobre el que está seleccionado se arrastrará los datos necesarios del paciente hacia ésta ventana:


De igual forma para seleccionar los Tratamientos:



Si el paciente paga con tarjeta y se le marco con Check en en Módulo de "Pacientes"(vea imagenes más arriba) en el dato: "Paga con tarjeta de Crédito", en Precios se configurará automáticamente con la opción "Tarjeta" y en la columna "Precio Unitario(P.U.)" se escribirá automaticamente el Precio normal + su 5% que es la tasa que se le aplica por pagar con tarjeta Visa para éste caso; por lo que ésta "tasa" Ud. puede aumentarlo o disminuirlo cuando desee en el Módulo "Contadores y Variables del Sistema" descrito más arriba en Imágenes:




-MÓDULO "BOLETA DE VENTAS"

En éste módulo al igual podrá registrar, anular o consultar una Boleta de Venta:

Esta es la Ventana de selección de una Boleta ya registrada para poder consultarla o Eliminarla. De Igual forma se asemeja para los diferentes Módulos:

 

-MÓDULO "RECIBO POR HONORARIOS"

En éste módulo al igual se podrá registrar, anular o consultar un RECIBO POR HONORARIOS girado por el Doctor:

Aqui un ejemplo con % de Retención al Impuesto a la Renta:

 

- MÓDULO FACTURA DE VENTAS:

Aquí Ud. podrá registrar y facturar sus tratamientos. Como vé su diseño se asemeja a cualquier Factura común con su encabezado y detalle para que con las primeras pulsaciones del teclado del tratamiento solicitado aparesca la Ventana Selección de tratamiento y terminada la emisión pueda imprimirlo en su formato ya encuadrado:

Luego de haber cargado el Paciente tratado y si no ha registrado anteriormente un Presupuesto pendiente de cerrar, estas 2 opciones no estarán activas:

Caso contrario si el Paciente ya había registrado un Presupuesto pendiente de cerrar; estas 2 opciones se activarán. En la siguiente imágen vemos que el paciente, luego de una búsqueda del Sistema, tiene un presupuesto todavía por culminar con el "Nº:01-00017" y con el check activo: "Es el último pago del Presupuesto?" para cerrar el Presupuesto y hacerlo Histórico:

Ésta es la VENTANA DE SELECCIÓN DE TRATAMIENTO que se activa al haber pulsado alguna tecla encima de la columna "Tratamientos: CONSULTORIO":

Al dar clic o Enter encima del Tratamiento deseado, éste se escribirá en la columna "Tratamientos: CONSULTORIO" y su precio en la columna "P.U." para hacer los cálculos automáticos:

Luego de haber llenado todos los tratamientos deseados y haberlos registrados, podrá Imprimir o nó en su Formato impreso ya encuadrado:

Esta es la Ventana donde podrá llamar a cualquier Factura ya registrada tan solo dandole clic encima de la fila deseada o escribir su correlativo como se vé en la imagen el Nº 875 dentro de "Número de Factura":

Y éste es su resultado, arrastrando todos los datos a la Ventana de solo Consulta de la Factura con un Botón de Impresión si lo desea imprimir en un Formato de Impresión o solo en una Hoja Bond:


- MÓDULO RECIBO INTERNO:

Esta es la Ventana de Inicio del Módulo. En éste podrá registrar sus movimientos externos a las Facturas, Presupuestos, Boleta de Venta y Recibos por Honorarios. El "concepto" que registre podrá también "anularlo" con password o "consultarlo" y poder imprimirlo en una Hoja Bond. Su funcionamiento es semejante a los documentos descritos anteriormente:

Aqui la Ventana se dispone a recibir datos para su llenado luego de haber dado clic en el Botón "Ingresar":

Se selecciona un Paciente dando clic sobre éste al verlo o con Enter:

Luego de cargado automáticamente sus datos, en "concepto" describe toda la atención que se le hizo al Paciente y lo registra a la Base de Datos:

Aqui se hizo una consulta del recibo anteriormente registrado o guardado recuperandolo al dar clic en el botón de "Consulta" en inicio del Módulo, luego clic para seleccionarlo desde la Ventana "SELECCIÓN DE RECIBO INTERNO":


- VENTANA DE CONSULTA MÚLTIPLE "TOTAL PRESUPUESTOS":

Al inicio de ésta Ventana de consulta, el Sistema buscará todos los presupuestos del Mes actual y los resaltará en color amarillo y los totalizará :

Al dar clic en el Botón Búsqueda Avanzadas se presentarán las diferentes posibilidades de "filtrar" las búsquedas e inclusive combinarlas y también imprimirlas como por ejemplo: Fechas + Paciente :

Aqui se muestra el Total de Pacientes registrados al haber dado clic en "a Paciente", que al seleccionar uno de ellos y luego cliquear el botón "Buscar" el Sistema Filtrará todos los Presupuestos registrados de éste :

Este es el resultado que el Sistema dará al dar clic en el Botón "Vencidos", además de Activar y Visualizar el Botón de eliminación "Borra Presupuesto vencido posicionado" en fondo rojo:

Aqui un ejemplo al dar clic en el Botón de eliminación "Borra Presupuesto vencido posicionado":


- VENTANA DE CONSULTA MÚLTIPLE "TOTAL BOLETAS DE VENTAS":

Al inicio de ésta Ventana de consulta, el Sistema buscará todas las Boletas de Vtas. del Mes actual y los resaltará en color amarillo y los totalizará :

Al dar clic en el Botón Búsqueda Avanzadas se presentarán las diferentes posibilidades de "filtrar" las búsquedas e inclusive combinarlas y también imprimirlas como por ejemplo: Fechas + Paciente :

Aqui un ejemplo, al rellenar Pagos A ctas. x Nº Presupuesto con 01-00011 el Sistema "filtró" las encontradas, las presenta , las totaliza y "enciende" el Botón de impresión si desea imprimirlo :


- VENTANA DE CONSULTA MÚLTIPLE "TOTAL RECIBOS POR HONORARIOS":

Aqui reflejará todos los Recibos por Honorarios que el Doctor emitio a sus Pacientes totalizandolos al pie de la Ventana. Además de poder realizar Búsquedas Múltiples con "Búsquedas avanzadas" e imprimir sus distintos resultados :

En la imagen se presentan los parámetros de búsquedas al cliclear "Busquedas avanzadas" y poder "filtrar" de fecha a fecha, de fecha a fecha y por cual cliente, y solo por cliente :

En ésta se filtró únicamente por la Paciente: "ABUSADA CAMAC...." logrando el Sistema encontrar 2 ocurrencias y presentarlas:


- VENTANA DE CONSULTA MÚLTIPLE "TOTAL FACTURAS":

En ésta Ventana de Consultas Múltiples se presentarán todas las facturas que el Doctor emitio a sus Pacientes totalizandolos al pie de la Ventana. Además de poder realizar Búsquedas Múltiples con "Búsquedas Avanzadas" e imprimir sus distintos resultados :

En la imagen, se presentan los parámetros de búsquedas al cliclear "Busquedas avanzadas" y poder "filtrar" de fecha a fecha, de fecha a fecha y por cual cliente, solo por cliente y solo x Nº de Presupuesto:

A continuación un ejemplo de "filtrado" de fecha a fecha; Extraer todas las Facturas del Año 2013 :


- VENTANA DE CONSULTA MÚLTIPLE "TOTAL RECIBOS INTERNOS":

En ésta Ventana de Consultas Múltiples se presentarán todos los Recibos Internos que el Doctor entregó a sus Pacientes o por otros conceptos internos, totalizandolos al pie de la Ventana. Además de poder realizar Búsquedas Múltiples con "Búsquedas Avanzadas" e imprimir sus distintos resultados :

En la imagen, se presentan los parámetros de búsquedas al cliclear "Busquedas avanzadas" y poder "filtrar" de fecha a fecha, de fecha a fecha y por cual cliente, solo por cliente y solo x Nº de Presupuesto:


- VENTANA DE CONSULTA: "FACTURAS ANULADAS":

En ésta Ventana podrá Consultar todas las Facturas que fueron Anuladas con su respectivo paciente:


- VENTANA DE CONSULTA: "BOLETAS VTAS. ANULADAS":

En ésta Ventana podrá Consultar todas las Boletas de Ventas que fueron Anuladas con su respectivo paciente:


- VENTANA DE CONSULTA: "PRESUPUESTOS ANULADOS":

En ésta Ventana podrá Consultar todos los Presupuestos que fueron Anulados con su respectivo paciente:


- VENTANA DE CONSULTA: "RECIBOS DE HONORARIOS ANULADOS":

En ésta Ventana podrá Consultar todos los Recibos por Honorarios que fueron Anulados con su respectivo paciente:


- VENTANA DE CONSULTA: "RECIBOS INTERNOS ANULADOS":

En ésta Ventana podrá Consultar todos los Recibos Internos que fueron Anulados con su respectivo paciente:


- UTILIDAD: "REORDENAR ARCHIVOS":

En ocaciones el Fluido eléctrico se interrumpe momentaneamente o por algúna conexión mal hecha del cableado o por un apagón de Horas por lo que algunos Archivos pudieron haber quedados abiertos y no "volcados" físicamente al Disco duro resultando con daños colaterales. Ésta Utilidad resuelve este impase, dándole un simple clic a esta opción el Sistema reparará los archivos dañados presentando éste mensaje:


- UTILIDAD: "RESPALDO DE ARCHIVOS(BACKUPS)":

Para respaldar o guardar los archivos de datos en otras unidades como las Extraibles(USBs, recomendado) y poder tener una copia al menos y reponer lo perdido en el disco duro por cualquier motivo:


- UTILIDAD: "BLOQUEAR/DESBLOQUEAR HONORARIOS":

Cuando vea que la Emisión en montos de Recibos por Honorarios por Mes supere un Tope establecido(por decir S/. 2,500) Ud. puede Bloquear las Impresiones de sus Recibos y solamente registrarlo para llevar controles:

Al dar clic en SI y cuando se ingrese al Módulo de RECIBOS POR HONORARIOS se mostrará el mensaje => NO SE PODRÁ IMPRIMIR FORMATO IMPRESO POR ESTAR BLOQUEADO acondicionando de ésta forma al Módulo para cuando registre el Recibo no presentará la Ventana de Impresión:

En NO el mensaje desaparece y al registrar el Recibo SI se presentará la Ventana de Impresión:


- UTILIDAD: "BLOQUEAR/DESBLOQUEAR FACTURAS y BOLETAS VTAS.":

Cuando vea que la Emisión en montos de Facturas + Boletas de Ventas por Mes supere un Tope establecido(por decir S/. 10,000) Ud. puede Bloquear las Impresiones de ambos y solamente registrarlos para llevar controles:

Al dar clic en SI y cuando se ingrese al Módulo de FACTURAS o BOLETAS DE VENTAS se mostrará el mensaje => NO SE PODRÁ IMPRIMIR FORMATO IMPRESO POR ESTAR BLOQUEADO acondicionando de ésta forma a ambos Módulos para cuando registren la Factura o Boleta no se presenten la Ventana de Impresión:

En NO el mensaje desaparece y al registrar una Factura o Boleta de Venta SI se presentarán la Ventana de Impresión en ambos Módulos:


- UTILIDAD: "HISTORIAL DE BLOQUEOS":

Aqui podrá Consultar en forma cronológica cuando se Bloquearon o No los "Recibos por Honorarios" o las "Facturas y Boletas" :


 -INCLUIDO ENCUADRE DE DATOS A LOS FORMATOS IMPRESOS

Envío e Instalación en Minutos a traves de “TEAMVIEWER” (http://www.teamviewer.com/es/download/index.aspx ) a Provincias o al Exterior del Perú manipulando REMOTAMENTE su Mouse y teclado desde mi computadora.

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Última modificación: Abril 2015